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Kaufmännisches Mahnwesen


Was kann unser Büro im Bereich des kfm. Mahnwesens für Sie leisten?

Grundsätzlich muß festgestellt werden, daß wir nicht berechtigt sind, für Sie die Forderungseintreibung durchzusetzen. Dies ist letztlich Rechtsanwälten, und / oder Institutionen wie z. B. Creditreform vorbehalten. Wir können jedoch, im Vorfeld, dafür sorgen, daß Sie jederzeit aufgrund aktueller OPOS (Offene Posten Listen) in die Lage versetzt werden, sich über den Umfang Ihrer Aussenstände zu informieren. Sie haben dann die Wahl zu entscheiden, ob Sie Ihre Gläubiger mit Samthandschuhen oder auch etwas härter anfassen wollen / müssen.

Unsere Meinung zum Thema:


Kein Unternehmer kann es sich leisten, auf Aussenstände länger als vereinbart zu verzichten. Wenn es uns selbst betreffen würde, würden wir nach der Maxime verfahren: Leistung ist erbracht - bitte Zahlung innerhalb des vereinbarten Zahlungszieles!

Eine Ausnahme würde sein, wenn ein Gläubiger (vor Mahnung!!) an uns heranträte und erläutern würde, daß aus diesem und jenen Grunde um Zahlungsverlängerung gebeten wird. Doch auch dann sollten klare Vereinbarungen getroffen werden, deren Einhaltung unbedingt nachzuhalten ist...

Unsere grundsätzliche Empfehlung lautet:


Stellen Sie Ihre Rechnungen mit einer Fälligkeit, die nach dem Kalender eindeutig bestimmt ist! Vgl. dazu weiter unten den Abschnitt 4 (a)!

Sie haben unmittelbaren Kontakt zu Ihrem Kunden vor Ort?


Sprechen Sie Ihren Kunden auf den Zahlungsverzug an und beobachten Sie seine Reaktion...

Welche Reaktionen können kommen?

  • ...verstehe ich nicht, habe die Buchhaltung doch angewiesen, die Überweisung zu tätigen...
    Bitten Sie Ihren Kunden darum, doch in Ihrem Beisein den / die Buchhalter(in) hinzuzurufen, um in Erfahrung zu bringen, wann definitiv die Überweisung auf den Weg gebracht wurde. Bitten Sie um die Aushändigung einer Kopie der Überweisung oder des Schecks.
  • ...sorry, ist mir durchgegangen in der Hektik des Tagesgeschäftes...
    Lassen Sie sich vom Unternehmer bestätigen, daß die Überweisung oder der Scheck morgen auf den Weg gebracht werden - und machen Sie sich demonstrativ eine Notiz dazu!
  • ...stecke nicht im Detail drin - aber ich hörte von der Wareneingangskontrolle, daß es wohl irgendwelche Mängel gab...
    Bitten Sie Ihren Kunden darum, doch den Leiter des Wareneinganges kurz hinzuzurufen, um die Unstimmigkeiten direkt vor Ort klären zu können!

Kurz gesagt: Versuchen Sie unter allen Umständen, noch im Hause - und im Beisein des Unternehmers - herauszufinden, wo die Ursache für den Zahlungsverzug liegt! Hören Sie auf Zwischentöne und verlangen Sie eine verbindliche Ausage! Machen Sie Ihrem Kunden klar, daß Sie bisher mit den geschäftlichen Gepflogenheiten einverstanden waren und ihn als Kunden sehr schätzen - aber auch Sie Ihren geschäftlichen Verpflichtungen nachkommen müssen...

HÖFLICH, SACHLICH UND KONSEQUENT! - Es ist Ihr gutes Recht!


Die nachfolgenden Ausführungen basieren im wesentlichen auf einer ehemals im Internet bereitgestellen Ausarbeitung der IHK zu Dortmund.


1. Mahnung, was ist das?

Unter einer Mahnung versteht man eine bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers, an seinen Schuldner, die geschuldete Lieferung oder Leistung zu erbringen.

2. Ziel der Mahnung

Unerfüllte Geldforderungen gegen den Schuldner schränken die Liquidität des Gläubigers ein. Gleichzeitig müssen unter Umständen für nicht termingerecht erfolgte Zahlungen Kredite aufgenommen werden. Dies verursacht zusätzliche Kosten. Ziel des Mahnwesens ist es daher insbesondere, die dem Unternehmen zustehenden Gelder möglichst termingerecht einzubringen.

3 Wann muss ich mahnen?

Die Mahnung ist grundsätzlich rechtlich erforderlich, damit der Schuldner in Verzug kommt (§ 284 Abs. 1 Satz 1 BGB: „Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritte der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug."). Ab diesem Zeitpunkt muss dieser dann den gesamten Verzugsschaden des Gläubigers ersetzen, der in erster Linie aus den später möglicherweise erwachsenden Anwaltskosten (Rechtsverfolgungskosten) und den Zinsen besteht. Allerdings ist im Verkehr zwischen Kaufleuten (also denjenigen, die in das Handelsregister eingetragen sind) eine Mahnung als Voraussetzung für die Geltendmachung von Zinsen nicht erforderlich (§ 353 Satz 1 HGB). Verzug tritt grundsätzlich mit der Mahnung ein, wenn der Schuldner eine Forderung bei Fälligkeit aus von ihm zu vertretenden Gründen nicht begleicht. Der Schuldner kommt nicht in Verzug, solange die Leistung infolge eines Umstandes unterbleibt, den er nicht zu vertreten hat, § 285 BGB (kein Verzug ohne Verschulden). Die Fälligkeit ergibt sich aus den zwischen Gläubiger und Schuldner getroffenen Absprachen, seien es vertragliche Vereinbarungen oder vom Vertragspartner akzeptierte Allgemeine Geschäftsbedingungen.
Sobald eine Forderung fällig geworden ist, kann der Gläubiger Zahlung verlangen.
Ist ein Fälligkeitstermin nicht ausdrücklich vereinbart, so muss auf Verlangen des Gläubigers die Zahlung unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 Abs. 1 BGB), erfolgen.

4. Ausnahmen von der Notwendigkeit einer Mahnung

Eine Mahnung ist allerdings ausnahmsweise nicht erforderlich:

a) wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (§ 284 Abs. 2 Satz 1 BGB: „Ist für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt, so kommt der Schuldner ohne Mahnung in Verzug, wenn er nicht zu der bestimmten Zeit leistet."). Als Leistungszeit muss dabei unmittelbar oder mittelbar ein bestimmter Kalendertag festgelegt sein. Es genügt daher die Bestimmung „8. Kalenderwoche", „3 Wochen nach Ostern", „14 Tage ab Bestellung".

Dagegen ist die bloße Berechenbarkeit nach dem Kalender (z.B. „Bezahlung 2 Wochen nach Lieferung", „Lieferung 3 Wochen nach Abruf", „60 Tage nach Rechnungsstellung", „1 Jahr nach Baubeginn") nicht ausreichend,

b) wenn eine Kündigung ausgesprochen worden ist und sich die Zeit für die Leistung ab diesem Kündigungszeitpunkt nach dem Kalender berechnen läßt (§ 284 Abs. 2 Satz 2 BGB). Möglich ist z.B. die Räumung einer Wohnung oder die Rückzahlung eines Darlehens „3 Monate nach Kündigung",

NEU! Eingeführt durch das Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen ab 1.5.2000

c) wenn der Schuldner einer Geldforderung 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung seiner Zahlungspflicht noch nicht nachgekommen ist (§ 284 Abs. 3 Satz 1 BGB: „Abweichend von den Absätzen 1 und 2 kommt der Schuldner einer Geldforderung 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung in Verzug."). Den Zugang der Rechnung hat im Streitfall der Gläubiger zu beweisen. Für Schuldverhältnisse, die wiederkehrende Geldleistungen zum Gegenstand haben, bleibt es bei der geltenden Regelung des § 284 Abs. 2 BGB (§ 284 Abs. 3 Satz 2 BGB),

d) wenn der Schuldner auf eine Mahnung verzichtet hat,

e) bei ernsthafter und endgültiger Verweigerung der vom Schuldner zu erbringenden Leistung,

f) wenn im Verkehr zwischen Kaufleuten (also denjenigen, die in das Handelsregister eingetragen sind) Zinsen geltend gemacht werden (§ 353 Satz 1 HGB).

5. Form und Anzahl der Mahnungen

Die Mahnung ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann schriftlich, mündlich oder auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch das schriftliche Mahnen. Gesetzlich erforderlich ist nur eine einzige Mahnung. Bis zu maximal drei Mahnungen entsprechen - je nach Lage des konkreten Falles und den Gepflogenheiten auf Seiten des Gläubigers - jedoch der kaufmännischen Üblichkeit, z.B. in der nachstehenden Form:

Erste Mahnung: Im Allgemeinen wird die erste Mahnung zwar unmittelbar nach der Feststellung der Nichtzahlung, gleichwohl aber in der höflichen Form einer „Zahlungserinnerung" erfolgen (vgl. Formulierungsbeispiel. Nr. 1). Eine Fristsetzung ist nicht nötig, ebensowenig die Androhung bestimmter Folgen. Es genügt, wenn der Gläubiger eindeutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung verlangt.

Zweite Mahnung: Ist innerhalb von z.B. 14 Tagen nach der ersten Mahnung keine Zahlung eingegangen, so könnte eine zweite Mahnung erfolgen. Inhaltlich wird auch diese oftmals noch als „Zahlungserinnerung" formuliert, allerdings mit der ausdrücklichen Aufforderung, nunmehr der Leistungspflicht innerhalb einer bestimmten Frist nachzukommen (vgl. Formulierungsbeispiel Nr. 2).

Dritte Mahnung: Nach weiteren etwa 14 Tagen ohne Zahlungseingang kann dann eine dritte und letzte Mahnung erfolgen. Sie wird in unmissverständlicher Weise eine letzte Frist zur Zahlung setzen und die gerichtliche Verfolgung der Forderung in Aussicht stellen (vgl. Formulierungsbeispiel Nr. 3).

Bitte beachten Sie, dass die Mahnungen die Angabe von Datum und Nummer der Rechnung und des Lieferscheins sowie der Fälligkeit beinhalten sollten. Dies dient der Eindeutigkeit und schafft dem Schuldner Klarheit darüber, was konkret vom Gläubiger angemahnt wird.

6. Bei Erfolglosigkeit der Mahnung: Gerichtliches Mahnverfahren nach §§ 688ff. ZPO

Reagiert der Schuldner auf die Mahnung(en) nicht, so kann der Gläubiger gerichtliche Hilfe in Anspruch nehmen und z.B. einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids stellen oder unmittelbar Zahlungsklage erheben. Das gerichtliche Mahnverfahren ist zulässig bei fälligen, angemahnten und nicht von einer noch zu erbringenden Gegenleistung abhängigen Ansprüchen auf Zahlung einer bestimmten Geldsumme in inländischer Währung. Die Einzelheiten dieses Verfahrens sind in einem gesonderten Merkblatt dargestellt.

7. Tipps für die betriebliche Organisation des Mahnwesens

a) Verbinden Sie die Rechnungsstellung unmittelbar mit der Lieferung der Ware oder der Ausführung der Dienstleistung.

b) Erwägen Sie das Anbieten von Skonti als Anreiz für eine kurzfristige Zahlung.

c) Fügen Sie der Rechnung weitgehend ausgefüllte Überweisungsträger zur Erleichterung für den Kunden bei.

d) Denken Sie bei Rechnungen und Mahnungen an eine laufende Fristenkontrolle.

8. Formulierungsbeispiele

Zahlungserinnerung

Herrn/Frau/Firma
Fritz Mustermann
Budengasse 1

81541 München

München, 03.01.2001

Betrifft:

Spülmaschine (Warenbezeichnung)

10.12.1999 (Lieferscheindatum) 096/99 (Lieferscheinnummer)

12.12.2000 (Rechnungsdatum) 147/99 (Rechnungsnummer)

EUR 669,70 (Rechnungsbetrag)

20.12.2000 (Fälligkeit)

Sehr geehrter Herr Mustermann,

unsere Buchhaltung macht uns darauf aufmerksam, dass der im Betreff genannte Betrag noch nicht ausgeglichen ist. Wir erlauben uns daher höflich, an den Ausgleich des Gesamtbetrages zu erinnern und bitten Sie gleichzeitig, uns wissen zu lassen, ob wegen der Lieferung irgendwelche Beanstandungen zu erheben sind, damit wir uns gegebenenfalls darum kümmern können.

Mit freundlichen Grüßen

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Mahnung

Herrn/Frau/Firma
Fritz Mustermann
Budengasse 1

81541 München

München, 20.01.2001

Betrifft:

(vgl. Formulierungsbeispiel Nr. 1), sowie zusätzlich:

03.01.2001 (Datum der ersten Mahnung) EUR 2,50 (Mahnkosten)

Sehr geehrter Herr Mustermann,

wir haben wegen der im Betreff genannten Lieferung, die - soweit wir aus unseren Unterlagen erkennen können - nicht bezahlt ist, kürzlich bereits eine Zahlungserinnerung an Sie versandt.
Leider haben wir keine Reaktion von Ihnen daraufhin erhalten. Wir bitten höflich um Überprüfung des Sachverhalts und gleichzeitig um Verständnis dafür, dass wir die Zahlung nunmehr mit einer Frist von vierzehn Tagen ab Datum dieses Schreibens anmahnen müssen.

Mit freundlichen Grüßen

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(Weitere) Mahnung

Herrn/Frau/Firma
Fritz Mustermann
Budengasse 1

81541 München

München, den 05.02.2001

Betrifft:

(vgl. Formulierungsbeispiele 1 und 2), sowie zusätzlich:

20.01.2001 (Datum der zweiten Mahnung) EUR 5,00 (Mahnkosten insgesamt)

Sehr geehrter Herr Mustermann,

wir haben die Bezahlung der im Betreff genannten Lieferung nun schon zweimal anmahnen müssen. Obgleich Sie zu unseren bevorzugten Kunden gehören, konnten wir keinerlei Reaktion feststellen. Sie werden Verständnis dafür haben, dass wir bei dieser Sachlage unsere Forderung gerichtlich geltend machen müssen, wenn wir nicht innerhalb von spätestens vierzehn Tagen eine Reaktion von Ihnen erhalten. Eine weitere Belieferung können wir vorerst nicht vornehmen.

Mit (weniger) freundlichen Grüßen

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Ein weiteres Thema dazu...

Was ist Inkasso ?

Unter Inkasso versteht man das Eintreiben fälliger finanzieller Forderungen. Inkassogeschäfte werden meist durch Banken oder darauf spezialisierte Inkasso-Unternehmen abgewickelt. Letztere werden in der Regel von Unternehmen beauftragt, ausstehende finanzielle Forderungen gegenüber anderen Unternehmen oder Privatleuten geltend zu machen. Gegen eine Provision treiben sie also im Namen ihres Auftraggebers Schulden ein. Der Unterschied zum Gerichtsvollzieher besteht darin, daß dieser erst nach einem gerichtlichen Vollstreckungsurteil tätig wird, Inkasso-Unternehmen dagegen bereits davor.
(Quelle: Schimmelpfeng-Forderungsmanagement GmbH)

Für weitere Informationen steht unser Büro jederzeit zur Verfügung...

Sie erreichen uns ständig über unsere Kommunikationsdaten im Impressum.


   Update: 3. Aug 2007

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